System för att boka rum: så väljer ni rätt

Letar ni efter ett system för att boka rum, till exempel mötesrum, konferensrum, styrelserum eller andra delade lokaler? Den här guiden går igenom vad ett modernt bokningssystem ska klara, vad det får kosta och vilka fallgropar ni bör undvika.

Vad är ett bokningssystem för rum?

Ett bokningssystem för rum (kallas också rumsbokningssystem eller lokalbokningssystem) är en webbtjänst där medarbetare bokar delade lokaler. Systemet visar lediga tider i en kalender, hindrar dubbelbokningar och håller reda på vem som har bokat vad. I större organisationer ersätter det Excel-ark, papperslistor utanför rummen och mejl som "är bion ledig på torsdag?".

Ett bra system gör tre saker:

• Det visar alla rums status i realtid, färgkodat och bredvid varandra.
• Det stoppar krockar automatiskt, så att ingen dubbelbokar.
• Det loggar allt, så att det går att spåra vem som bokade, när och varför något ändrades.

När behövs ett digitalt bokningssystem?

Känner ni igen någon av punkterna nedan är det dags att gå från manuell hantering till ett system:

• Ni har fler än två delade rum eller resurser.
• Bokningar görs via mejl, kalkylark eller anslagstavla.
• Det händer att två grupper kommer till samma rum samtidigt.
• Receptionen eller administrationen lägger tid på att samordna bokningar.
• Olika team behöver olika behörigheter, eftersom vissa rum är begränsade.

Funktioner att kräva

Det finns gott om bokningssystem, men många är för komplicerade och för dyra för svenska små och medelstora organisationer. Det här är funktionerna ni faktiskt behöver.

Måste finnas

• Kalendervy med flera rum bredvid varandra, så att ni snabbt ser vad som är ledigt.
• Kontroll av krockar, med automatisk varning när tider överlappar.
• Återkommande bokningar, till exempel varje måndag, varje torsdag eller hela terminen.
• Webbaserat utan installation, utan app och på alla enheter.
• Behörigheter per användare, eftersom alla inte ska kunna boka allt.

Värt att leta efter

• Godkännande, när vissa rum kräver att en chef eller admin godkänner bokningen.
• Historik med återställning, för när någon råkar radera något viktigt.
• Publik visningsskärm, en TV i entrén som visar dagens bokningar.
• Dra och släpp i kalendern, så att bokningar kan flyttas utan dialogrutor.
• Personliga kunder, med privata bokningar som bara syns för den som bokat.
• QR-kod vid dörren, som man skannar utanför rummet för att boka det direkt på plats.

Det här behöver ni sällan, men får ofta betala för

• Komplicerade integrationer med Outlook eller Google Kalender, som sällan är värda besväret.
• Företagspaket med 50 sidor avtalsvillkor.

Vanliga fallgropar

Tre saker verkar små men gör vardagen besvärlig om de saknas:

• Långsam laddning. Tar kalendern 3–5 sekunder att öppna går folk tillbaka till mejlen.
• Krånglig inloggning. Kräver varje bokning att man först "skapar ett ärende" slutar användarna använda systemet.
• Pris per användare. Det blir dyrt när ni växer. Ni vill kunna lägga till alla anställda utan att räkna om.

Vad kostar det?

Priserna varierar mycket. Ungefärliga prisklasser:

Ett tips är att undvika pris per användare om ni har många medarbetare som bara bokar ibland. En fast månadsavgift blir billigare när ni växer. Roombook är gratis för två rum och kostar 250 kr/månad för obegränsat antal rum.

Så kommer ni igång på en dag

Med ett modernt webbaserat system går det fort:

1. Skapa konto (5 minuter). Fyll i organisationens uppgifter och bekräfta e-postadressen.
2. Lägg in rummen (10 minuter). Namn och färg per rum.
3. Bjud in användare (15 minuter). Sätt admin-roller och behörigheter.
4. Börja boka. Kalendern är redo.

Vanliga frågor

Vad är skillnaden mellan ett bokningssystem och en delad kalender?

En delad kalender i Outlook eller Google visar tider, men har inga behörigheter, inget godkännande och ingen historik. Ett bokningssystem är byggt just för delade rum och resurser och ger en mycket bättre överblick när ni har flera rum.

Kan vi använda systemet på en TV i receptionen?

Ja. Moderna system har en skrivskyddad publik vy som uppdateras automatiskt och visar dagens bokningar. Den kräver ingen inloggning och är gjord för en skärm vid entrén eller utanför ett rum. Läs mer om bokningsskärmar.

Vad händer om servern går ner?

Välj en leverantör med statussida och tydliga avtal om tillgänglighet. Driftstörningar är ovanliga men händer. Det viktiga är att ni får snabb information och att inga data försvinner. Roombooks driftstatus finns på statussidan.

Hur byter vi från Excel till ett bokningssystem utan att tappa historik?

De flesta organisationer behöver inte importera gamla bokningar, utan börjar från den dag systemet tas i bruk. Vill ni ändå ha med tidigare bokningar finns ofta en CSV-import.

Undrar ni vilket bokningssystem som passar er? Mejla mig, så hjälper jag gärna till med råd, även om ni till slut väljer en annan leverantör.