Bokningssystem för lokaler: guide för föreningar, företag och fastigheter
Gemensamma lokaler bokas på många olika sätt i dag, med Excel-ark, WhatsApp-grupper och papperslistor på dörren. Ett bokningssystem för lokaler tar bort krockarna, men behoven skiljer sig åt beroende på vem som bokar och varför. Den här guiden hjälper er att hitta rätt.
Vem behöver boka lokaler?
Ordet "lokal" kan betyda många olika saker. Det lönar sig att ta reda på vilken kategori ni tillhör, eftersom det avgör vilka funktioner som är viktiga och vilket system som passar.
Idrottsklubbar, bostadsrättsföreningar och kulturföreningar har ofta en samlingssal, ett träningsrum eller en festlokal som många medlemmar delar. Det ska vara enkelt att boka, helst utan konto, och den som administrerar behöver ha full överblick. Det blir snabbt krockar när träningstider och privata fester hamnar på samma kväll.
Hyresvärdar med gemensamma lokaler som gym, tvättstuga, gäststuga eller konferensrum behöver ett system som hyresgästerna kan använda utan att lära sig ett krångligt gränssnitt. Där är det viktigare att systemet är lättillgängligt och tydligt än att det har avancerade funktioner.
Här finns bokningsbara rum och ytor i ett delat kontor. Användarna är ofta vana vid digitala verktyg och vill se lediga tider direkt och boka på några sekunder. En visningsskärm utanför varje rum är vanligt.
Skollokaler, samlingssalar och idrottshallar bokas av föreningar och privatpersoner utifrån. Det kräver ofta godkännande och en tydlig historik för uppföljning och fakturering.
Mötesrum, tysta rum, telefonbås och loungeytor delas av alla anställda. Behovet liknar vanlig rumsbokning, men ibland ska även andra hyresgäster i samma fastighet kunna boka.
Vad ska systemet klara?
De flesta system för lokalbokning behöver de här grundfunktionerna:
- Kalendervy per lokal. En tydlig översikt per dag, vecka eller månad, så att man direkt ser vad som är ledigt.
- Snabb bokning. Klicka på en ledig tid, fyll i namn och syfte och bekräfta, helst på under 30 sekunder.
- Skydd mot krockar. Systemet ska automatiskt neka dubbelbokningar utan att någon behöver kontrollera för hand.
- Behörigheter. Vem får boka vad? Alla medlemmar eller bara vissa roller?
- Historik och logg. Vem bokade vad och när. Det är viktigt för uppföljning och om det uppstår tvister.
- Enkel administration. Lägga till och ta bort lokaler och sköta bokningar åt andra.
- Mobilvänligt. Många bokar från telefonen, så gränssnittet måste fungera på en liten skärm.
Beroende på sammanhanget kan även det här vara avgörande:
- Visning utan inloggning. Dela en länk till schemat med alla, utan att de behöver ett konto.
- Visningsskärm. En TV i entrén som automatiskt visar dagens bokningar.
- Godkännande. Administratören godkänner bokningen innan den bekräftas.
- Bokning av resurser. Utrustning, nycklar eller parkeringsplatser som hör till lokalen.
Intern eller extern lokalbokning
Det här är den viktigaste skiljelinjen när ni väljer system:
| Intern bokning | Extern bokning |
|---|---|
| Anställda eller medlemmar bokar för egna behov | Utomstående, som kunder och hyresgäster, bokar och betalar |
| Inget betalningssystem behövs | Kräver fakturering eller kortbetalning |
| Enkelt att komma igång, till exempel med Roombook eller Google Kalender | Kräver ofta ett mer specialiserat system (Bokio, Rentman med flera) |
| Behörighet via befintliga konton | Kräver registrering eller ett publikt bokningsformulär |
Roombook är byggt för intern bokning, alltså team, föreningar och organisationer där alla som bokar redan är kända. Vill ni ta betalt för en bokning finns tillägget Betalda rum, där den som bokar betalar med Swish eller kort.
Synlighet: vem ser vad?
En vanlig fråga vid lokalbokning är hur mycket av bokningen som ska synas:
- Alla ser allt. Det är standard och passar kontor och coworking, där öppenhet är normen och folk behöver veta vem som sitter var.
- Bokade tider syns, men inte vem som bokat. Passar föreningar där man bara vill veta om lokalen är ledig.
- Publik kalender utan inloggning. Roombooks visningsläge (bokningsskärm) visar schemat via en skrivskyddad länk. Den kan visas på en skärm i entrén eller skickas i ett nyhetsbrev.
Pris
Roombook passar er som behöver ett enkelt och driftsäkert system för intern lokalbokning utan att betala för funktioner ni aldrig använder:
- Gratis för upp till 2 lokaler, med obegränsat antal som bokar.
- 250 kr/månad för obegränsat antal lokaler, utan bindningstid och utan pris per användare.
Eftersom avgiften är fast blir kostnaden per lokal låg när ni har många lokaler. Tio lokaler kostar 25 kr per lokal och månad.
Kom igång med lokalbokning i dag
Skapa ett gratiskonto, lägg in era lokaler och dela länken med dem som ska boka. Det tar ungefär tio minuter.
Skapa gratiskonto Läs mer om RoombookVanliga frågor
Vad är skillnaden mot ett vanligt mötesrumssystem?
Ett mötesrumssystem är gjort för korta interna möten på ett kontor. Lokalbokning är bredare, med längre tider, fler typer av bokare (även utifrån) och ofta ett behov av att visa schemat utan inloggning. I praktiken kan samma system täcka båda behoven.
Kan vi använda Roombook för vår föreningslokal?
Ja. Skapa ett konto, lägg in lokalen och dela inloggningslänken med era medlemmar. Gratisplanen täcker upp till 2 lokaler, vilket räcker för de flesta mindre föreningar.
Hur hanteras betalning?
Grundtjänsten hanterar inte betalning, så den passar bäst när bokning och fakturering sköts separat. Det gäller till exempel föreningar som tar ut avgifter via sin vanliga bokföring, eller kontor där lokalerna ingår i hyran. Vill ni ta betalt direkt vid bokningen finns tillägget Betalda rum med timpris och betalning via Swish eller kort.
Kan de som bokar se schemat utan att logga in?
Ja. Roombooks visningsläge ger en skrivskyddad länk som alla kan öppna utan inloggning. Länken passar på en skärm i entrén, i en kalenderinbjudan eller i ett nyhetsbrev till medlemmarna.
Hur många som bokar klarar systemet?
Obegränsat många. Priset beror på antalet lokaler och inte på antalet användare. En förening med 300 medlemmar som delar en lokal betalar lika mycket som ett litet team med 5 personer.