Bokningssystem för mötesrum: en snabb guide för kontor
Dubbelbokningar, lappar på dörren och mejlkedjor om vem som "har" rummet i morgon. Ett bokningssystem för mötesrum tar bort det, om ni väljer rätt. Den här guiden visar vad som spelar roll, vad det kostar och hur ni kommer igång samma dag.
När är ett bokningssystem värt det?
En delad Google-kalender eller en papperslista räcker länge, men inte för alltid. Det brukar bli dags att byta när något av det här händer:
- Två möten hamnar i samma rum och ingen vet vem som har "rätt".
- Receptionen eller en assistent lägger märkbar tid på att samordna bokningar.
- Ni har fler än 2–3 rum som delas av mer än 10 personer.
- Vissa rum ska bara kunna bokas av vissa roller eller avdelningar.
- Ni vill ha en skärm utanför rummet som visar vad som är bokat.
Tumregel: Med färre än 10 som bokar och 2 rum räcker en delad kalender. Har ni fler än så sparar ett riktigt bokningssystem snabbt in sin kostnad i minskad frustration.
Hur olika roller använder systemet
Bokar ett rum inför ett möte, oftast med kort varsel. Det ska gå snabbt att öppna kalendern, se vad som är ledigt, klicka på en tid och bekräfta. Det hela bör ta under 20 sekunder. Medarbetaren vill också se sina egna bokningar och kunna avboka utan att höra av sig till en admin.
Bokar åt andra ("kan du fixa ett rum till onsdagens möte?"), svarar på om något är ledigt klockan 14 och sköter ändringar i sista minuten. Receptionen behöver en tydlig dag- eller veckoöversikt där man kan dra och släppa, utan att gå via en meny för varje ändring.
Lägger till nya rum, sköter behörigheter och återställer bokningar som raderats av misstag. Administratören behöver en historik över vem som bokade vad och när ändringen gjordes, och behöver kunna boka åt andra utan att logga in som dem.
Bokar återkommande veckomöten och vill att samma rum alltid är reserverat. Det kräver återkommande bokningar (till exempel varje måndag 09:00) och att man kan hålla ett rum under en längre period utan att stänga det för alla andra.
Funktioner som faktiskt används
Det finns många system med långa funktionslistor. Det här är det som används i vardagen på ett vanligt kontor:
Grundfunktioner som ni bör kräva
- Kalendervy med flera rum bredvid varandra. Man ska se alla rum på en gång, per dag och per vecka.
- Automatisk kontroll av krockar. Systemet nekar dubbelbokningar utan att någon behöver kontrollera för hand.
- Återkommande bokningar. Varje måndag, varje onsdag eller hela kvartalet, utan att boka om för hand.
- Behörigheter per rum. Styrelserummet bokas bara av ledningen och övriga rum av alla.
- Mobilvänligt. Bokning från telefonen ska fungera utan att man behöver zooma och scrolla.
- Inget pris per användare. Alla anställda ska kunna vara användare utan att det kostar mer.
Bra att ha, så se efter om de finns
- Dra och släpp i kalendern. Flytta en bokning med musen i stället för att öppna en dialogruta.
- Historik med återställning. Om en bokning raderas av misstag ska den gå att få tillbaka.
- Publik visningsskärm. En skrivskyddad länk för en TV eller surfplatta utanför rummet.
- Diskret bokning. Visa "Upptaget" utan att visa mötets namn eller deltagare.
Onödig komplexitet att vara vaksam på
- Kalendersynk med Outlook eller Exchange låter bra, men ger ofta fel som leder till dubbelbokningar.
- Incheckning med QR-kod innan mötet används sällan i praktiken.
- Pris per resurs blir snabbt dyrt för ett vanligt kontor.
Skärm utanför rummet
En av de enklaste förbättringarna är en surfplatta eller TV utanför mötesrummet som visar dagens bokningar i realtid. Då slutar folk fråga om rummet är ledigt, och besökare får ett ordnat intryck.
Roombooks visningsskärm är en skrivskyddad sida som öppnas i en vanlig webbläsare, utan inloggning och utan app. Den uppdateras automatiskt var 30:e sekund. En gammal surfplatta med laddaren i räcker.
Kom igång på en dag
- Skapa konto. Fyll i organisationens namn och bekräfta e-postadressen (5 min).
- Lägg till rummen. Namn och eventuellt en färg per rum (5–10 min).
- Bjud in kollegorna. Skicka inloggningslänken till dem som ska kunna boka (10 min).
- Sätt upp visningsskärmen om ni vill. Öppna visningslänken på en surfplatta utanför rummet (5 min).
- Boka det första mötet.
Pris
Roombook har en enkel prismodell utan dolda avgifter:
- Gratis för upp till 2 mötesrum, med obegränsat antal som bokar.
- 250 kr/månad för obegränsat antal rum, utan bindningstid.
Priset gäller per organisation och inte per användare. 30 anställda som delar 5 rum betalar lika mycket som 5 anställda som delar 5 rum.
Testa gratis, det tar tio minuter
Skapa ett konto, lägg in era mötesrum och börja boka. Det finns ingen bindningstid.
Skapa gratiskonto Läs mer om RoombookVanliga frågor
Vad är skillnaden mot ett bokningssystem för konferensrum?
Mötesrum bokas snabbt och internt för kortare möten, så det viktigaste är att det går fort och är enkelt. Konferensrum kräver oftare godkännande, externa besökare och längre bokningar. I praktiken kan samma system täcka båda, men om ni mest har stora konferensrum med externa gäster kan kraven vara andra.
Kan vi använda det utan installation?
Ja. Roombook är webbaserat och fungerar i alla moderna webbläsare på dator, surfplatta och mobil. Ni behöver inte installera någon app, och ingen IT-avdelning behöver godkänna något för att ni ska komma igång.
Hur hanteras återkommande möten?
Skapa en återkommande bokning i kalendern. Välj varje dag eller vissa veckodagar och ett slutdatum. Enskilda tillfällen i serien kan ändras eller tas bort utan att resten påverkas.
Vad händer om någon råkar ta bort en bokning?
Roombook sparar en historik över alla ändringar, och administratörer kan återställa raderade bokningar. Ingen bokning försvinner utan att lämna spår.
Kan vi se schemat utan att logga in?
Ja. Visningsläget ger en skrivskyddad länk som alla kan öppna. Den passar för en skärm i entrén eller för att skicka till externa deltagare som vill veta när ett rum är ledigt utan att ha ett konto.