Rumsrader per dag
Välj rum, datum och tid. Priset räknas fram från rummets konferenspris per timme och kan justeras per rad. En flerdagarskonferens med storsamling och grupprum läggs upp dag för dag.
Konferenspaketet, ett tillägg till Roombook
Skicka offerten och planera konferensen där rummen redan bokas
Offerten samlar rum, catering och moms, och kunden godkänner den med ett klick. Konferensplanen som köket och serveringen jobbar efter skapas ur samma offert. Allt ligger i samma system som bokningskalendern.
Paketet kostar 500 kr i månaden exklusive moms. Ni betalar ingenting per offert, det finns ingen bindningstid och ingenting att installera.
Hela konferensen ryms i en offert
En konferens sträcker sig ofta över flera rum, flera dagar och en lång rad tillval. I Roombook bygger ni den som en enda offert i stället för en hög bokningar, ett Excel-ark och ett mejl. Offerten får ett eget nummer automatiskt, med löpnummer per år (ÅÅÅÅ-NNN).
Mat, fika och dryck
Bygg offerten från er egen cateringkatalog med pris och momssats per artikel. Specialkosten följer med till planen när konferensen bekräftas.
Personal och utrustning
Tekniker, projektor, ljudanläggning eller annat ni hyr ut läggs till som egna rader med eget pris.
Rabatt i procent eller kronor
Rabatten fördelas automatiskt över momssatserna i proportion till beloppen, så momsen blir rätt utan att någon räknar för hand.
PDF direkt till kunden
Offerten mejlas som PDF med er logotyp och era företagsuppgifter. Den har en samlad specifikation och momsen redovisad per sats.
Rummen hålls lediga
Så fort rumsraderna finns upptar de tiden i kalendern, och ingen annan kan boka rummet medan kunden funderar. Offerten gäller i 15 dagar, kortare om konferensen ligger nära i tiden.
Kunden svarar med ett klick
Mejlet har en personlig länk. Kunden läser offerten, skriver sitt namn och godkänner eller avböjer, utan konto och utan att skriva ut något. Ni får ett mejl så fort kunden har svarat.
Exempel: dagkonferens à 595 kr/person
Spara lokal, lunch och fika som ett paket och lägg in det med ett klick. Raderna får kundens antal gäster, momsen blir rätt per rad och priset visas i kronor per person.
Samma villkor varje gång
Ett paket kan innehålla era avbokningsvillkor, som då fylls i under Övrigt. Ni kan också kopiera en tidigare offert med kund, rader och rabatt och bara lägga till nya datum.
Kunden kan godkänna i länken, eller så klickar ni på Bekräfta efter ett telefonsamtal. Då godkänns alla rumsbokningar på en gång, och kunden får ett samlat bekräftelsemejl i stället för ett per rum.
Sedan tar konferensplanen över
Offerten handlar om pengar, och planen handlar om att konferensen ska fungera på dagen. Planen skapas automatiskt när offerten bekräftas, så ingen behöver skriva av något för hand.
Ändrar ni antalet deltagare i planen uppdateras offerten, och tvärtom. De visar alltid samma siffra.
Körschema
Tidssatta poster för hela konferensen, som ni redigerar direkt i planen.
Kök och servering
Egna instruktioner till köket och serveringen. Antal, tider och plats fylls i automatiskt.
Möblering och specialkost
Biograf, klassrum eller U-form med möbleringsritning, och en samlad lista över specialkost.
PDF per avdelning
Varje avdelning får en utskrift med det den behöver. Köket får köksbladet och värden får körschemat.
Det här ingår i paketet
Allt nedan aktiveras tillsammans på ert konto. Kalendern, behörigheterna, visningsskärmen och historiken finns redan i grundplanen.
- Offerthantering
- Offert med rum, personal, resurser, catering och rabatt. PDF, utskick, bekräftelse, avböjande och avbokning. Kunden godkänner eller avböjer online via en personlig länk. Ändringar efter bekräftelsen sparas och syns i offerten.
- Paket och mallar
- Färdiga uppsättningar av resurs- och cateringrader med pris per person och standardtext för villkor. De läggs in med ett klick och kan justeras fritt i offerten efteråt.
- Cateringkatalog
- Mat, dryck och fika med pris och momssats per artikel.
- Rumsuppsättningar
- Biograf, klassrum, U-form och egna uppsättningar, med maxantal per uppsättning.
- Resursbokning
- Projektor, whiteboard, ljudanläggning och annan utrustning bokas tillsammans med rummet.
- Bekräftelse och påminnelse
- Bekräftelsemejl med kalenderfil (.ics) och ett påminnelsemejl klockan 07:00 samma dag.
- Möbleringsritningar
- Rita rummets möblering och återanvänd den i planen och på köks- och serveringsbladen.
- Konferensplan
- Körschema, köks- och serveringsinstruktioner, möblering, specialkost och PDF per avdelning.
Vad kostar konferenspaketet?
Paketet har ett fast pris per månad. Ni betalar inget per offert, per användare eller per konferens, och det finns ingen bindningstid.
Gratis
0 kr
per månad exkl. moms
För anläggningar med högst 2 rum.
- Upp till 2 rum
- Obegränsat antal användare
- Obegränsat antal bokningar
- Konferenspaketet kan läggas till
Med paketet blir det 500 kr/mån exkl. moms.
Konferenspaket
+500 kr
per månad exkl. moms
Aktiveras på ert konto ovanpå Gratis eller Pro.
- Offerter med PDF och momsspecifikation
- Kunden godkänner online
- Paket med pris per person
- Cateringkatalog
- Rumsuppsättningar och möbleringsritningar
- Resursbokning
- Bekräftelse- och påminnelsemejl
- Konferensplan med PDF per avdelning
- Support direkt via e-post
Pro
250 kr
per månad exkl. moms
För anläggningar med fler än 2 rum.
- Obegränsat antal rum
- Obegränsat antal användare
- Återkommande bokningar och godkännande
- Visningsläge, QR-kod och LDAP
Med paketet blir det 750 kr/mån exkl. moms.
Alla priser är exklusive moms. Det finns ingen bindningstid, ni kan avsluta när ni vill och få ut en export av era data.
Kristna frikyrkor får rabatt. Mejla mig så berättar jag mer.
Vanliga frågor om konferenspaketet
Hittar ni inte svaret här, mejla.
Vad kostar konferenspaketet?
500 kr i månaden exklusive moms per konto, utöver planen. Med gratisplanen (upp till 2 rum) blir det 500 kr i månaden och med Pro (250 kr i månaden, obegränsat antal rum) 750 kr i månaden. Det kostar inget per offert, användare eller konferens, och det finns ingen bindningstid.
Hur hanteras moms i offerten?
Priserna anges exklusive moms. Rum och resurser får 25 % moms, och catering får momssats per artikel (normalt 12 %, alkohol 25 %). Rabatten fördelas proportionellt per momssats innan momsen räknas, och PDF:en visar momsen per sats.
Blockeras rummen när vi skickat en offert?
Ja. Rumsraderna reserverar tiden i kalendern direkt, så ingen kan dubbelboka medan kunden funderar. Tiderna släpps om offerten avböjs eller tas bort. Går giltighetstiden ut utan svar avbokas ingenting automatiskt, utan offerten markeras bara som utgången.
Kan vi ändra en offert efter att kunden bekräftat?
Ja. Rum, priser, catering och deltagarantal går att ändra i efterhand. Varje ändring efter bekräftelsen sparas och visas i offerten, så inget ändras i det tysta.
Måste kunden skaffa konto för att godkänna offerten?
Nej. Offertmejlet innehåller en personlig länk. Kunden öppnar den, läser offerten, skriver sitt namn som underskrift och godkänner eller avböjer, utan att logga in. Länken gäller bara den offerten och slutar fungera när ni skickar en ny version. Kunden kan inte godkänna efter att giltighetstiden har gått ut. Ni får ett mejl så fort kunden har svarat.
Kan vi ha färdiga paket med pris per person?
Ja. Spara lokal, lunch och fika som ett paket och lägg in det i varje offert med ett klick. Rader som räknas per person får offertens antal gäster, och om antalet ändras frågar systemet om raderna ska följa med. Rummen läggs till för sig, eftersom de är bokningar med egna datum.
Kan vi exportera till bokföringen?
Ja. Bekräftade offerter kan exporteras som SIE-fil med kontona mappade mot BAS-kontoplanen. Bokföringsexporten är ett separat tillägg, så fråga mig om pris och upplägg.
Hur kommer vi igång?
Skapa ett gratiskonto och lägg in era rum. Ni kan också boka en genomgång, så aktiverar jag paketet och vi går igenom upplägget tillsammans.
Vill ni se paketet med era egna rum?
Vi går igenom paketet med era rum och er cateringkatalog, och jag aktiverar det på ert konto när ni är redo. Paketet kostar 500 kr/mån exkl. moms och har ingen bindningstid.